Datenschutzerklärung
Diese Erklärung gilt für das Kundenportal (portal.geffenschwarz.com) der Marken webflix und Geffen Schwarz. Zugang haben nur eingeladene Personen von Kundenunternehmen.
1. Verantwortlicher
[OFFEN: Name und Anschrift des Verantwortlichen]
Kontakt für Datenschutzfragen: datenschutz@geffenschwarz.com
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt; nach Art. 37 DSGVO ist das für uns nicht erforderlich.
2. Welche Daten das Portal verarbeitet
- Konto: Name, E-Mail-Adresse, Sprache, optional Telefonnummer; die Organisation, für die Sie eingeladen wurden, und Ihre Rollen dort.
- Anmeldung: Passkeys (nur der öffentliche Schlüssel und Angaben zum Gerätetyp; das Portal sieht keine biometrischen Daten), bei Bedarf eine Authenticator-App (das Geheimnis verschlüsselt gespeichert) und Sicherungscodes (nur als Hashwert), Sitzungen mit IP-Adresse und Browserkennung, Anmeldelinks per E-Mail (15 Minuten gültig, nur als Hashwert gespeichert).
- Aktivität: ein Protokoll wichtiger Vorgänge (zum Beispiel Anmeldung, Einladung, Herunterladen eines Dokuments) mit Zeitpunkt, IP-Adresse und Browserkennung.
- Inhalte Ihrer Organisation: Verträge, Dokumente, Rechnungen und Nachrichten, die Ihr Unternehmen betreffen.
- E-Mail-Versand: ein Protokoll der an Sie versendeten E-Mails (Empfänger, Art, Zustellstatus).
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen
- Ihr Konto im Portal sowie Verträge und Rechnungen Ihres Unternehmens: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag).
- Aufbewahrung von Rechnungen und Verträgen: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) in Verbindung mit § 132 BAO und § 212 UGB.
- Sicherheitsprotokolle, Aktivitätsprotokoll und Begrenzung von Anmeldeversuchen: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, nachvollziehbaren Betrieb).
4. Empfänger und Auftragsverarbeiter
| Dienst | Zweck | Standort | Vertragspartner und Auftragsverarbeitungsvertrag |
|---|---|---|---|
| Hetzner | Server, Datensicherungen, Dateispeicher | Deutschland und Finnland | [OFFEN: Firmenname, Link zum AVV] |
| Brevo | Versand der E-Mails des Portals (Anmeldelinks, Einladungen, Hinweise) | [OFFEN] | [OFFEN: Firmenname, Link zum AVV] |
| Qonto | Rechnungsdaten (die Rechnungen im Portal stammen aus unserem Geschäftskonto) | [OFFEN] | [OFFEN: Rolle laut Qonto-Bedingungen (Auftragsverarbeiter oder eigener Verantwortlicher), Firmenname, Vertrag] |
Das Portal setzt keine Werbe-, Analyse- oder Tracking-Dienste ein, und keine Seite des Portals lädt Inhalte von anderen Servern: Schriften, Bilder und Skripte kommen vom Portal selbst.
WhatsApp: Die Schaltfläche „Florian und Sam schreiben“ ist ein Link zu WhatsApp mit einem vorausgefüllten Text (Ihr Name, Ihr Unternehmen und der Bereich des Portals, aus dem Sie schreiben). Das Portal sendet dabei nichts an WhatsApp oder Meta. Erst wenn Sie auf den Link tippen, öffnet sich WhatsApp; ob und was Sie senden, entscheiden Sie dort. Für die Verarbeitung in WhatsApp gelten die Bedingungen von WhatsApp.
Google-Bewertung: Wenn wir Sie im Portal um eine Bewertung bitten, ist das ein einfacher Link zu Google. Das Portal übermittelt dabei nichts an Google.
5. Übermittlung in Drittländer
[OFFEN]
6. Speicherdauer
| Daten | Dauer |
|---|---|
| E-Mail-Protokoll | 90 Tage (Voreinstellung) |
| Abgelaufene Sitzungen | 30 Tage nach Ablauf (Voreinstellung) |
| Anmeldelinks, Codes, Zähler | 7 Tage nach Ablauf (Voreinstellung) |
| Rechnungen und Verträge | 7 Jahre (§ 132 BAO, § 212 UGB); länger, solange sie für ein anhängiges Abgaben- oder Gerichtsverfahren von Bedeutung sind |
| Aktivitätsprotokoll | [OFFEN: z. B. so lange wie die zugehörigen Dokumente] |
| Konto | bis zur Löschung auf Ihren Wunsch oder [OFFEN: Regel nach Vertragsende] |
7. Cookies
Das Portal verwendet nur technisch notwendige Cookies: die Anmeldesitzung, Ihre Sprachwahl und, für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, ein kurzlebiges Sicherheits-Cookie bei der Verbindung mit dem Bankkonto. Keine Cookies für Werbung oder Statistik.
8. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Ihre gespeicherten Daten können Sie in den Einstellungen selbst herunterladen. Für eine Löschung oder andere Anliegen schreiben Sie bitte an datenschutz@geffenschwarz.com.
Sie können sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren: Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, Telefon +43 1 52 152-0, E-Mail dsb@dsb.gv.at.
Sicherheitslücken melden
Wenn Sie eine Sicherheitslücke im Portal finden, schreiben Sie bitte an security@geffenschwarz.com. Hinweise dazu stehen auch unter /.well-known/security.txt.
9. Pflicht zur Bereitstellung, automatisierte Entscheidungen
[OFFEN: Formulierung zur Bereitstellungspflicht] Es finden keine automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.
Stand: [OFFEN: Datum]